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La parole de vie a un homme

Il faut former les affaires à l'organisation à sévère avec la nomenclature se trouvant. Le secrétaire la formation des affaires dans les subdivisions structurales, à la détection des manques informe de cela des personnes dans la subdivision, et en cas du refus par ceux-ci des mesures de la correction des défauts révélés rapporte cela à la direction de l'organisation.

La rédaction, la présentation et la fabrication de certains aspects entrent dans les devoirs du secrétaire organizatsionno-rasporyadi­tel'nykh des documents, y compris les lettres de service, les formulaires avec les dispositions et les commissions de la direction,, les textes des télégrammes et (les derniers peuvent présenter les subdivisions, dans un tel cas le secrétaire la conformité de ces documents agissant.

Transmis à la considération à la direction il faut achever de balayer les documents avec les documents choisis vers eux aux classeurs avec les inscriptions spéciales (par exemple, sur, à qui on doit mettre la date de la transmission.

Si les travailleurs transmettent au secrétaire les documents pour leur présentation ultérieure de dactylographie, il est nécessaire de plus de prendre en considération l'ordre du travail de la subdivision spécialisée de dactylographie, son degré concret à la période examinée et lié avec ceux-ci les remises de documents pour la dactylographie. D'autre part il faut contrôler la qualité du brouillon du point de vue des règles de la préparation des documents vers la dactylographie, à la présence dans le brouillon des places difficiles à la perception visuelle (par exemple, écrit menu ou par l'écriture), ainsi que les signes latins, les formules, ; des fragments du texte écrits par le crayon, l'encre vert ou rouge etc. En cas de la révélation des défauts semblables le texte revient pour la nouvelle régularisation. Il est désirable de diriger à toutes les subdivisions, rapportant vers sa documentation, bref de l'aide-mémoire avec les exigences aux brouillons, à la transmission à.

En ordre chronologique, à partir des documents précoces sur les dates et en finissant plus tardif (les ordres, les procès-verbaux, les décisions etc.); la correspondance est formée à des dates, et en outre le document-demande se place devant le document-réponse;

Les délais de la représentation de l'information semblable peuvent, par exemple, on peut passer quotidien de la direction, etc. l'Organisation un tel est fixé à l'instruction pour le secrétariat pour l'organisation concrète.

Sur le contrôle on peut mettre aussi les commissions de la direction exposée dans les résolutions sur les documents entrant, sous la forme orale (est désirable le transfert des formulations de ces commissions sur les formulaires séparés (les feuilles du papier), on peut grouper et garder pour le confort du contrôle), trouvant à d'organisation et d'administration, publié à l'intérieur de l'organisation, ainsi que partant les documents, selon qui l'entrée de l'information est attendue.

Les documents constant, le délai de la conservation sont bordés et se trouvent dans les classeurs (couvertures) fermes. Sur la couverture de chaque affaire sont mis complet et l'abréviation ; le nom de la subdivision structurale; le numéro de référence selon la nomenclature; le titre de l'affaire (conformément à ; les dates de l'institution et la fin de l'affaire. Après la fin de l'affaire sur la couverture on met la quantité de feuilles de l'affaire donnée et le délai de sa conservation avec l'indication les articles de la liste. Le numéro de référence est mis et sur lui.

Si le document partant est la réponse au document entrant auparavant, à registratsionno-de contrôle sur ce document se fait l'inscription correspondante, qui contient le numéro, la date du document partant et le nom de la personne qui l'ont signé. Sur énergique le document est fait registratsionno-de contrôle au nombre des exemplaires, prévu dans l'organisation donnée par l'instruction pour le secrétariat. Sur la base de ces cartes est fait et on conduit le fichier outchetno-de contrôle.

La forme du bulletin sur la marche de l'exécution des documents les paramètres suivants : la date et le numéro du document, son aspect; le sommaire du document; le délai de l'exécution; l'interprète; l'état du document sur le délai établi; les raisons ; le délai attendu de l'exécution.